Общие правила выдачи денег под отчет сохраняются неизменными уже много лет. Последние нововведения были приняты в 2020 году, когда вышла новая редакция указаний Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Изменения касались сроков отчетности: их устанавливает сама компания.
Что касается того, кому можно выдавать деньги под отчет, в этом плане ничего не изменилось.
☝Деньги под отчет можно выдать только работникам компании, с которыми заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Если деньги выданы лицу, которое не состоит с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, подотчетными их считать нельзя. Более того, при выдаче денег не работнику компании, нужно иметь обоснование и документы, иначе, их потом нельзя учесть в расходах. Это доход, с которого должен быть удержан НДФЛ.
✔Основные правила выдачи денег под отчет.
🔺Под отчет можно выдать любую сумму.
🔺Под отчет можно выдать деньги только работникам компании.
🔺 Подотчетные суммы можно выдать наличными или перевести на банковскую карту работника.
🔺Чтобы выдать деньги под отчет, достаточно распоряжения, подписанного директором организации.
🔺Работнику писать заявление или служебную записку не обязательно. Но должен быть приказ о выдаче денег под отчет, с которым работник знакомится под роспись.
🔺Если работник не отчитается по деньгам, полученным под отчет, это будет считаться его доходом. С этой суммы нужно уплатить НДФЛ и страховые взносы.Заявление сейчас не является обязательным документом при выдаче денег под отчет, но бухгалтеры предпочитают иметь этот документ.
✔Перечень документов, которые оформляют при выдаче денег под отчет
🔺Приказ или распоряжение руководителя компании о выдаче работнику денег на закупку товаров, работ, услуг для компании. Может быть оформлено заявление работника на выдачу определенной суммы для закупки ценностей в пользу компании либо служебная записка.
🔺Авансовый отчет по форме № АО-1.
🔺Документы, подтверждающие покупки в пользу компании (чеки, БСО, счета-фактуры).
🔺Документы бухгалтерии о принятии товаров, услуг, работ (акты, накладные и т.п.). ...